一、保管方式
备案单证的留存保管方法现在已经多样化了，可以自行选择纸质化、影像化或者数字化方式，留存保管备案单证选择纸质化方式的，还需在出口退（免）税备案单证目录中注明备案单证的存放地点。税务机关按规定查验备案单证时，纳税人按要求将影像化或者数字化备案单证转换为纸质化备案单证以供查验的，应在纸质化单证上加盖企业印章并签字声明与原数据一致。
二、保管时限
备案单证留存有两个时间要求：一是应在申报出口退（免）税后15日内，将备案单证妥善留存，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。二是备案单证不得擅自损毁，保存期为5年。
三、零税率
纳税人发生零税率跨境应税行为不实行备案单证管理。
四、未按规定保管的后果
出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。
五、备案单证类别
1. 出口企业的购销合同包括：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等;2. 出口货物的运输单据包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，出口企业承付运费的国内运输发票，出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等，3. 出口企业委托其他单位报关的单据包括：委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等）。纳税人无法取得上述单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料进行单证备案。
六、政策指引
1.《国家税务总局关于进一步便利出口退税办理促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号）2.《国家税务总局关于<出口货物劳务增值税和消费税管理办法>有关问题的公告》（国家税务总局公告2013年第12号）
（来源：贸法通）
